La obligatoriedad del registro horario diario, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, supuso un cambio sísmico para todas las empresas españolas. Sin embargo, en el sector del transporte por carretera (tanto de mercancías como de viajeros), esta norma se cruza con otra legislación de control aún más antigua y estricta: la regulación del tacógrafo (Reglamento UE 165/2014 y 561/2006).
Esta duplicidad legislativa no simplifica, sino que complica, convirtiendo a las empresas de transporte y a los conductores profesionales en un objetivo de especial atención para la Inspección de Trabajo. El desconocimiento o la confusión entre ambas normativas son los principales motivos de incumplimiento, que se traducen en un riesgo real de sanciones económicas elevadísimas.
Este artículo analizamos el panorama actual (con las últimas novedades legislativas de 2025), desglosa los principales motivos por los que el sector del transporte de mercancías y viajeros puede incumplir la norma, y presenta la tabla de multas que pueden paralizar la operativa de cualquier empresa.
El marco legal del registro horario y su obligatoriedad
La ley es tajante: todas las empresas, independientemente de su tamaño o actividad, están obligadas a garantizar un registro horario diario de la jornada laboral de cada empleado. El Estatuto de los Trabajadores (artículo 34.9) establece que debe registrarse la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo, sin excepción. Este registro en 2026 debe conservarse durante cuatro años y estar disponible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
En el sector del transporte es frecuente confundir el tacógrafo con el registro horario. Sin embargo, ambos cumplen funciones totalmente distintas. El tacógrafo, regulado por el Reglamento (UE) 165/2014, controla los tiempos de conducción y descanso con fines de seguridad vial. En cambio, el registro horario laboral, regulado por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, controla el tiempo efectivo de trabajo con fines laborales. El tacógrafo aplica solo a vehículos a partir de 3,5 toneladas, mientras que el registro horario se aplica a todos los trabajadores, sin excepción. Además, el tacógrafo solo cubre la conducción, las pausas o el descanso, pero no registra tareas como la carga, la descarga, la limpieza del vehículo o las gestiones administrativas. Por tanto, el tacógrafo no sustituye ni exime al empresario de mantener un sistema de registro horario completo, accesible y fiable.