La obligatoriedad de cumplir con el registro horario diario, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, supuso un cambio sísmico para todas las empresas españolas. Sin embargo, en el sector del transporte por carretera (tanto de mercancías como de viajeros), esta norma se cruza con otra legislación de control aún más antigua y estricta: la regulación del tacógrafo (Reglamento UE 165/2014 y 561/2006).
Esta duplicidad legislativa no simplifica, sino que complica, convirtiendo a las empresas de transporte y a los conductores profesionales en un objetivo de especial atención para la Inspección de Trabajo. El desconocimiento o la confusión entre ambas normativas son los principales motivos de incumplimiento, que se traducen en un riesgo real de sanciones económicas elevadísimas.
Este artículo analizamos el panorama actual (con las últimas novedades legislativas de 2025), desglosa los principales motivos por los que el sector del transporte de mercancías y viajeros puede incumplir la norma, y presenta la tabla de multas que pueden paralizar la operativa de cualquier empresa.
El marco legal del registro horario y su obligatoriedad
La ley es tajante: todas las empresas, independientemente de su tamaño o actividad, están obligadas a garantizar un registro horario diario de la jornada laboral de cada empleado. El Estatuto de los Trabajadores (artículo 34.9) establece que debe registrarse la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo, sin excepción. Este registro en 2026 debe conservarse durante cuatro años y estar disponible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
En el sector del transporte es frecuente confundir el tacógrafo con el registro horario. Sin embargo, ambos cumplen funciones totalmente distintas. El tacógrafo, regulado por el Reglamento (UE) 165/2014, controla los tiempos de conducción y descanso con fines de seguridad vial. En cambio, el registro horario laboral, regulado por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, controla el tiempo efectivo de trabajo con fines laborales. El tacógrafo aplica solo a vehículos a partir de 3,5 toneladas, mientras que el registro horario se aplica a todos los trabajadores, sin excepción. Además, el tacógrafo solo cubre la conducción, las pausas o el descanso, pero no registra tareas como la carga, la descarga, la limpieza del vehículo o las gestiones administrativas. Por tanto, el tacógrafo no sustituye ni exime al empresario de mantener un sistema de registro horario completo, accesible y fiable.
Llega el registro horario digital
La tendencia normativa en España apunta a la digitalización completa del registro de jornada. Para finales de 2025 o principios de 2026, se prevé que el registro horario laboral digital con autenticidad garantizada sea el único formato válido. Esto implicará la prohibición definitiva de las plantillas en papel o Excel, consideradas poco fiables y manipulables.
Motivos frecuentes de incumplimiento del registro horario
En el transporte por carretera, el incumplimiento del registro horario puede deberse a la complejidad operativa y no necesariamente a la mala fe. Los principales motivos son:
- Confusión entre tacógrafo y jornada laboral: muchas empresas creen que los datos del tacógrafo bastan, pero no registran el resto de las horas efectivas de trabajo.
- Dificultad del registro en movilidad: los conductores no fichan en un punto fijo y los sistemas manuales son poco fiables. Solo los sistemas digitales con geolocalización y firma electrónica garantizan veracidad.
- Horarios flexibles e irregulares: la falta de distinción entre tiempo de pausa y trabajo efectivo genera errores en el cómputo de horas.
- Ausencia de almacenamiento seguro: no conservar los registros durante cuatro años o no ponerlos a disposición del trabajador supone sanción directa.
- Falta de adaptación de los convenios: aunque algunos convenios contemplen particularidades, la ley siempre prevalece y exige el registro individualizado.
Sanciones por incumplimiento del registro horario
Las sanciones por no cumplir con el registro horario se regulan en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), no en la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT). Es decir, una empresa puede ser multada doblemente: por infracción en el tacógrafo y por incumplir el registro horario. Las sanciones varían según la gravedad:
- Infracción leve: por errores u omisiones formales en el registro o falta de información al trabajador. Multas entre 751 € y 1.500 €.
- Infracción grave: por no disponer de sistema de registro, tener registros incompletos o inexactos, o no facilitar los resúmenes mensuales. Multas entre 1.501 € y 7.500 €, con riesgo de superar los 10.000 € por empleado según la nueva reforma.
- Infracción muy grave: por falsificación de registros, manipulación del fichaje o impago de horas extras. Multas desde 7.501 € hasta 187.515 €, dependiendo del número de trabajadores afectados.
Estas sanciones pueden aplicarse por trabajador, lo que multiplica el impacto económico en empresas con grandes flotas o plantillas numerosas.
Consecuencias adicionales más allá de la multa
Las sanciones económicas no son el único riesgo. El incumplimiento del registro horario puede acarrear consecuencias graves adicionales:
- Presunción de jornada completa: si no se puede demostrar la jornada real de un trabajador parcial, la ley presume que trabaja a tiempo completo, obligando a pagar salarios y cotizaciones retroactivas.
- Reclamaciones por horas extra: la falta de registro invierte la carga de la prueba; si el trabajador reclama horas no pagadas, la empresa deberá demostrar lo contrario.
- Pérdida de honorabilidad: en casos de fraude o manipulación reiterada del tacógrafo y los registros, la empresa puede perder su honorabilidad y el derecho a operar como transportista.
Cómo cumplir con la ley y evitar sanciones
Para evitar sanciones por incumplimiento del registro horario, las empresas de transporte deben adoptar sistemas digitales que garanticen trazabilidad y autenticidad.
- Abandona el papel y Excel: estos formatos no son válidos ante la Inspección de Trabajo y carecen de trazabilidad.
- Implanta una solución digital especializada: debe permitir fichaje remoto mediante app, registrar ubicación y actividades no cubiertas por el tacógrafo, integrar ambos sistemas y generar informes automáticos para inspecciones.
- Forma a los trabajadores: la formación en fichaje, registro de pausas y diferencias entre tiempo de trabajo y presencia es esencial para cumplir la normativa.
El incumplimiento del registro horario es una infracción cada vez más vigilada y con sanciones que pueden superar los 180.000 € en casos graves. Para el transporte por carretera, donde los márgenes son ajustados, una multa de este tipo puede poner en riesgo la viabilidad de la empresa. La única vía segura es implementar un sistema de registro horario digital y especializado, capaz de integrar la información del tacógrafo y registrar todas las horas de trabajo de forma legal y transparente. Cumplir con la ley no solo evita sanciones, sino que protege a la empresa frente a reclamaciones laborales, mejora la gestión de flotas y refuerza su reputación ante clientes y autoridades.