Extraer los datos de conductores del tacógrafo y de la tarjeta es una operación rutinaria pero crítica: alimenta la nómina, sirve para auditorías, previene sanciones y proporciona trazabilidad ante reclamaciones. Hacerlo de forma rápida no puede sacrificar la seguridad ni la integridad de los datos. Esta guía recoge procedimientos operativos, buenas prácticas técnicas, requisitos legales y soluciones para que tu empresa lo haga de forma eficaz y conforme a la normativa.
¿Qué datos hay que extraer y por qué importan?
Los datos de conductores típicos que se extraen periódicamente son:
- Registros de conducción, pausas y descansos.
- Actividades “otros trabajos” y tiempos de presencia.
- Identificación del conductor (tarjeta) y eventos (fallos, manipulación).
- Registros de la unidad de vehículo (errores, movimientos).
Estos datos sirven para: cumplimiento de tiempos (CE 561/2006), control de jornada, nóminas, defensa ante sanciones, auditorías internas y pruebas periciales.
Frecuencia y obligaciones de descarga
- Descargas periódicas (mínimas recomendadas):
- Tarjeta de conductor: cada 28 días (recomendado) o según normativa interna.
- Unidad del vehículo: cada 90 días o tras incidencias.
- Retención mínima: almacenar los registros al menos 4 años (la normativa de control horario exige conservación).
- Ajusta la frecuencia según escala de flota, riesgo operativo y calendario de inspecciones.
Preparación previa: antes de la descarga
- Planifica ventanas de descarga para no interrumpir rutas.
- Verifica la batería/estado del dispositivo (si usas lectores móviles).
- Comprueba permisos y acceso: quién puede extraer y dónde se suben los datos.
- Registra la operación: fecha, hora, vehículo, conductor, id del dispositivo lector y persona responsable.
Herramientas y métodos seguros de descarga
Existen varios métodos; elige siempre el que respete trazabilidad y cifrado.
Lectores para ordenador E‑Lector (card readers)
- Conectados por USB al PC de la oficina, en algunos modelos, al también permiten conectar a smartphone o tablet.
- Ideal para descargas masivas y para gestorías.
- Ventajas: control físico, integración con software de gestión.
Periféricos Bluetooth Robkey
- Permiten descarga in situ vía smartphone.
- Útiles para flotas con movilidad alta y conductores autónomos.
- Seleccionar dispositivos certificados y con firmware actualizado.
Descarga remota (telemetría / telemática)
- El tacógrafo transmite datos a la central mediante conexión segura.
- Ventaja: descargas automáticas sin intervención; requiere contrato/instalación telemática.
Regla básica: usa siempre software homologado, con cifrado en tránsito (TLS) y en reposo.
Estas soluciones permiten automatizar la gestión de datos y asegurar la conservación de la información con firma digital verificada. Como referencia, puede consultarse una plataforma especializada en gestión segura de descargas y ficheros en MeetPointConnect.
Seguridad y cadena de custodia de los datos de conductores
Mantener la integridad y trazabilidad es imprescindible.
- Registro de la operación (chain of custody): quien descargó, cuándo, desde qué dispositivo y con qué resultado.
- Hash y firma digital: cuando sea posible, generar un hash o firma del archivo descargado para garantizar inalterabilidad.
- Transmisión segura: usar canales cifrados (VPN/TLS/HTTPS).
- Almacenamiento cifrado: en servidores con control de acceso (roles) y copias de respaldo.
- Control de accesos: permisos mínimos por rol (solo RRHH/jefes de flota/gestoría).
- Registro de auditoría: historiales de acceso y descargas para inspección.
Privacidad y cumplimiento (GDPR y obligaciones laborales)
- Trata los datos como datos personales sensibles: aplica principio de minimización, necesidad y legitimación del tratamiento.
- Informa a conductores sobre finalidades, responsables y derechos (transparencia).
- Implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos (cifrado, control de accesos, borrado seguro).
- No compartas datos fuera de la finalidad (por ejemplo, uso comercial sin consentimiento).
- Conserva registros el tiempo legalmente previsto (4 años u otro plazo aplicable).
Datos del tacógrafo digital del vehículo
Archivo: .DDD, .TGD o .V1B (según modelo y fabricante)
Identificación del vehículo y del dispositivo
- Matrícula del vehículo
- Número de bastidor (VIN)
- Número de serie del tacógrafo
- Fabricante y versión de software del tacógrafo
- Fecha de calibración y del último control
- Taller que realizó la calibración
Datos de actividad del vehículo
- Kilometraje total (inicio y fin del periodo)
- Velocidad registrada (por segundo o cada pocos segundos)
- Tiempos de conducción, descanso, disponibilidad y trabajo
- Movimientos del vehículo con o sin tarjeta insertada
- Actividad de varios conductores (si hay 2 tarjetas insertadas)
Datos de seguridad y control
- Eventos y fallos registrados (por ejemplo, exceso de velocidad, inserción incorrecta de tarjeta, fallo de sensor, manipulación)
- Aperturas del tacógrafo (por mantenimiento o inspección)
- Bloqueos, calibraciones, controles policiales
- Registros de actividad sin tarjeta
- Firma digital (para garantizar la autenticidad del archivo)
Datos de la tarjeta de conductor
Archivo: .DDD, .C1B, .C1A, etc.
Identificación del conductor
- Nombre y apellidos
- Número de la tarjeta de conductor
- País y autoridad emisora
- Fecha de emisión y caducidad
- Número del permiso de conducción asociado
Actividades registradas
- Tiempos de conducción, descanso, disponibilidad y otros trabajos
- Kilometraje inicial y final de cada jornada
- Fechas y horas de inserción y retirada de la tarjeta
- Vehículos en los que ha conducido (matrículas y números de bastidor)
- Cambios de actividad manuales introducidos por el conductor
Datos de control
- Eventos y fallos detectados (exceso de velocidad, conducción sin tarjeta, retirada durante conducción, etc.)
- Registros de controles policiales y descargas previas
- Número de días y horas sin actividad registrada
Los datos de conductores descargados de los tacógrafos digitales y las tarjetas de conductor son esenciales para garantizar el cumplimiento de la normativa europea sobre tiempos de conducción y descanso, así como para mejorar la gestión operativa y el control interno de las empresas de transporte.